מסמכים וחתימות

5 מדריכים 57–61

הכנת מסמכי תיווך, בדיקת טיוטה ומעקב אחר קישורי חתימה. מתחילים בהדגמה קצרה, וממשיכים למדריך המתאים.

מכינים הזמנת תיווך ובודקים את הטיוטה

הדגמה במערכת

כ־30 שניות · קריינות בעברית · צילום הממשק עם נתוני הדגמה

כתוביות בעברית

תמלול הסרטון

במסך חוזים מתחילים מתבנית מתאימה, כדי להכין הזמנת תיווך מסודרת ללקוח.

בוחרים הזמנת תיווך למכירה, ופותחים טיוטה חדשה שעדיין לא נשמרה.

אפשר למלא פרטי לקוח ונכס מהמערכת, ואז להשלים את הפרטים החסרים.

בודקים את פרטי המתווך, את התמורה המוסכמת ואת ההערות במסמך.

פותחים תצוגת חוזה וקוראים את התוצאה לפני שמירה או שיתוף.

הדוגמה נעצרת בטיוטה, בלי ליצור קישור ובלי לשלוח מסמך לחתימה.

לעשות, בקצב שלכם

בחרו נושא כדי לפתוח את השלבים.

חיפוש בנושא הזה

5 מדריכים בנושא

57הכנת הזמנת שירותי תיווךבוחרים סוג הזמנה, ממלאים פרטים מהמערכת ובודקים את המסמך לפני שמירה.

פותחים ״חוזים״ ובוחרים בתבניות המוכנות את סוג ההזמנה: מכירה, השכרה, קנייה, שכירות או השקעה, בהתאם ללקוח ולשירות.
בפרטי המזמין בוחרים ״מילוי מלקוח או ליד…״, או מזינים שם מלא, תעודת זהות ופרטי קשר. בודקים שהנתונים מתאימים לאדם שמזמין את השירות.
בהזמנה לבעל נכס משתמשים ב״מילוי מנכס שלי…״ ומשלימים פרטי נכס; בהזמנה למתעניין מוסיפים את הנכסים לטבלת ״הנכסים שהוצגו״.
בודקים את פרטי המתווך, ומזינים בדמי התיווך את הסכום, האחוז או חודשי השכירות שסוכמו. ערכי ברירת המחדל אינם מחליפים את ההסכמה.
קוראים את רשימת החוסרים ואת ״תצוגת החוזה · PDF״. לאחר בדיקה לוחצים ״שמירת המסמך״; שליחה לחתימה היא פעולה נפרדת.

נשמרת טיוטת מסמך שאפשר לחזור אליה מרשימת החוזים.

58הכנת נספח בלעדיותמצרפים נספח להזמנה לבעל נכס או מכינים נספח נפרד עם תקופה מוגדרת.

פותחים הזמנת תיווך למכירה או להשכרה. באזור ״בלעדיות״ מפעילים ״לצרף נספח בלעדיות להזמנה״.
ממלאים את ״מתאריך״ ו״עד תאריך״ ובודקים שהתקופה היא זו שסוכמה.
לנספח נפרד בוחרים ״נספח בלעדיות — מכירה״ או ״נספח בלעדיות — השכרה״. אם קיימת הזמנה מתאימה, משתמשים ב״צירוף להזמנת תיווך קיימת…״.
בודקים את פרטי המזמין, הנכס וההפניה להזמנה בתצוגת החוזה, ואז שומרים את המסמך.

טיוטת המסמך כוללת את נספח הבלעדיות או נשמרת כנספח נפרד.

59הסכם שיתוף פעולה בין מתווכיםמכינים טיוטה שמזהה את המתווך השותף, את הנכסים ואת חלוקת העמלה.

בחוזים, תחת ״שיתוף פעולה מתווכים״, בוחרים ״שיתוף פעולה בין מתווכים״.
ממלאים את ״המתווך השותף (צד ב׳)״, כולל שם, תעודת זהות, טלפון ורישיון תיווך.
מוסיפים את הנכסים באזור ״הנכסים שההסכם חל עליהם״, ידנית או באמצעות ״הוספה מהנכסים שלי…״.
עורכים את ״חלוקת העמלה״ ואת ״הערה / תוספת״ לפי ההסכמה בין הצדדים.
פותחים ״תצוגת החוזה · PDF״, בודקים את שמות הצדדים והנכסים ולוחצים ״שמירת המסמך״.

נשמרת טיוטת הסכם שיתוף פעולה עם הפרטים שהוזנו.

60שליחה לחתימה וחוויית הלקוחיוצרים קישור למסמך מוכן ומשתפים אותו עם הנמען לאחר בדיקה.

פותחים מסמך שנשמר, משלימים את החוסרים שמופיעים בו וקוראים את התצוגה המקדימה.
לוחצים ״שלח לחתימה דיגיטלית״. הפעולה דורשת חיבור ומכסת חתימות זמינה, יוצרת קישור ומעדכנת את המסמך ל״נשלח״.
לוחצים ״העתק קישור״, או מזינים את טלפון הלקוח ולוחצים ״שלח בוואטסאפ״. בוואטסאפ בודקים את הנמען ומאשרים שם את ההודעה.
הלקוח פותח את הקישור, קורא את המסמך, מזין שם מלא, מצייר חתימה ומסמן הסכמה לפני אישור החתימה.
חוזרים למסמך במערכת ובודקים את הסטטוס ואת התיעוד לאחר הצפייה או החתימה.

נוצר קישור חתימה, והמערכת יכולה לעקוב אחר פתיחתו וחתימת הלקוח.

61ניהול מסמכים לאחר שליחהמוצאים מסמך, בודקים את התיעוד ומטפלים בהעתק או בתיקון.

ב״החוזים שלי״ משתמשים בחיפוש לפי כותרת, לקוח או נכס; אפשר לסנן לפי טיוטות, נשלחו, נצפו או נחתמו ולבחור מיון.
פותחים מסמך ובודקים את ״חותמים״ ואת ״תיעוד ובקרה״. סטטוס נשלח מציין יצירת קישור ואינו מוכיח שהודעת וואטסאפ נמסרה.
לצפייה בעותק משתמשים ב״תצוגת החוזה · PDF״ או ״החוזה החתום · PDF״. מתוך התצוגה לוחצים ״הדפס / שמור PDF״ ובוחרים יעד בתיבת ההדפסה.
לפני תיקון של מסמך עם קישור שטרם נחתם, לוחצים ״ביטול הקישור ועריכת הפרטים״. לאחר עדכון ושמירה יוצרים קישור חדש.
אם הייתה חתימה על נייר, משתמשים ב״סימון כנחתם (חתימה פיזית במעמד הפגישה)״ רק לאחר שאכן נחתם המסמך.

המסמך ותיעודו נגישים, ותיקון נעשה לאחר ביטול הקישור הקודם.